เทคนิค 9 ประการสู่การเพิ่มผลผลิตในการทำงาน

การเพิ่มผลผลิต เป็นเรื่องของจิตสำนึกและความเชื่อมั่นว่าเราสามารถจะทำสิ่งต่างๆ ในวันนี้ให้ดีกว่าเมื่อวานและพรุ่งนี้จะต้องดีกว่าวันนี้ ถ้าทุกคนตระหนักถึงความสำคัญและความจำเป็นในการเพิ่มผลผลิต ก็จะช่วยลดต้นทุนในการทำงาน และได้รับผลตอบแทนมากขึ้นด้วยเช่นกัน

เทคนิคที่จะช่วยเพิ่มผลผลิตในการทำงาน
ประการที่ 1 วางแผนและทำให้ได้ตามแผน
ควรมีการวางแผนการทำงาน ซึ่งไม่ใช่เป็นเพียงแค่การวางแผนในใจเท่านั้น แต่ต้องมีการบันทึกเพื่อให้เกิดการปฏิบัติตามแผนนั้นๆ อาจบันทึกลงใน Diary ประจำวัน หรือหากอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์เป็นประจำสามารถใช้โปรแกรม Microsoft Office Outlook ก็จะสะดวกยิ่งขึ้น
สิ่งที่ควรบันทึกลงในแผนการทำงาน ได้แก่
1. แผนการทำงานในแต่ละวัน เช่น กิจกรรมที่ต้องทำ การนัดหมายไม่ว่าจะเป็นการนัดพบตัวบุคคลหรือการนัดหมายทางโทรศัพท์ หรือแม้กระทั่งการเตือนความจำในเรื่องสำคัญๆ
2. กิจกรรมที่จะทำต้องเขียนเป้าหมายของงานให้ชัดเจน และจัดลำดับความสำคัญ เช่น
??? งานที่ต้องทำในวันนี้
?? งานที่ควรทำในวันนี้
? งานที่ควรจะทำ ถ้ามีเวลา
3. สำหรับการนัดหมาย ควรระบุเวลาและใส่รายชื่อบุคคลที่จะต้องพบหรือโทรหา รวมถึงเรื่องที่จะต้องพูดด้วย
4. ควรโน๊ตเป็นพิเศษในส่วนช่วยเตือนความจำ โดยเฉพาะเรื่องที่ต้องติดตามหรือสอบถาม กรณีมีงานแทรกเข้ามาระหว่างวัน

ประการที่ 2 การจัดลำดับความสำคัญของงาน
สิ่งที่สำคัญในการทำงานและเป็นเรื่องยากสำหรับมือใหม่ก็คือการจัดลำดับความสำคัญของงาน ซึ่งจะใช้เป็นหลักประกันว่า หากไม่สามารถทำงานได้เสร็จทั้งหมด แต่ก็ทำงานที่สำคัญได้สำเร็จ สำหรับมือใหม่หัดจัด อย่างน้อยควรจะต้องรู้กำหนดการของงานที่ได้รับมอบหมาย อาจสอบถามจากผู้บังคับบัญชาหรือผู้มอบหมาย แล้วนำงานทุกชิ้นมาเปรียบเทียบว่าด้วยศักยภาพของตัวเราแล้ว จะใช้เวลาเท่าไหร่ แล้วจึงค่อยจัดตารางการทำงาน ที่สำคัญก็คือ ต้องทำให้ได้ตามที่วางแผนไว้ เพราะฉะนั้นการวางแผนควรเผื่อเวลาไว้สำหรับการเกิดกรณีฉุกเฉินด้วย

ประการที่ 3 บริหารการใช้โทรศัพท์ให้เกิดประสิทธิผล
1. เมื่อรับโทรศัพท์ อันดับแรกต้องบอกสถานที่ทำงาน แผนก หรือชื่อโดยทันที
2. ควรเตรียมกระดาษ ปากกาไว้ข้างๆ โทรศัพท์ตลอดเวลา เพื่อจะได้บันทึกข้อความได้ทันท่วงที
3. ต้องมีเบอร์โทรศัพท์ที่จะต้องติดต่ออยู่เสมอๆวางไว้ใกล้ๆ เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการค้นหาเบอร์ที่ต้องการ
4. ก่อนจะลงมือโทรศัพท์ ต้องคิดเสียก่อนว่าต้องการพูดเรื่องอะไร ทางที่ดีก็ควรบันทึกไว้เพื่อเตือนความจำ
5. พยายามรวบรวมเรื่องต่างๆ ที่จะโทรศัพท์แล้วจัดการโทรศัพท์ติดต่อให้เสร็จเพียงครั้งเดียวถ้าเป็นไปได้ โดยอาจจะเป็นช่วงเช้าของแต่ละวัน เพื่อจะได้มีเวลาสำหรับงานอื่นๆ
6. การเจรจาควรพยายามพูดให้รวบรัดและถูกต้อง โดยคิดถึงหลัก TEA ( Tell : บอกจุดประสงค์ที่โทร , Explain : อธิบายข้อความให้ชัดเจนและกระชับ , Action : บอกสิ่งที่คุณต้องการให้เขาทำ )
7. ถ้าคุณโทรหาใครและเขาไม่อยู่ ควรฝากข้อความไว้ และเช่นเดียวกัน หากจะออกไปธุระก็ต้องบอกให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่า ไปที่ไหน และจะกลับเข้ามาอีกครั้งเมื่อไหร่

ประการที่ 4 จัดโต๊ะทำงานให้พร้อมที่จะทำงาน
การจัดโต๊ะทำงานให้พร้อมที่จะทำงาน จะช่วยให้ไม่เสียเวลาในการค้นหาของที่ต้องการ และการจัดอุปกรณ์หรือเครื่องเขียนที่จำเป็นต้องใช้ ให้พร้อมอยู่บนโต๊ะในที่ๆ เหมาะสม จะช่วยให้เกิดความสะดวกในการหยิบใช้และดูเรียบร้อย รวมทั้งยังช่วยเสริมสร้างบรรยากาศในการทำงานอีกด้วย

ประการที่ 5 ไม่จับปลาสองมือ
จงลืมทุกสิ่งทุกอย่างจนกว่าคุณจะทำงานชิ้นนั้นสำเร็จ ไม่ทำงานสองอย่างในเวลาเดียวกัน เพราะจะทำให้สมาธิของคุณหายไปครึ่งหนึ่ง

ประการที่ 6 จัดการกับเอกสารบนโต๊ะให้หมด
ถ้ามีจดหมายที่ต้องตอบ รายงานที่ต้องอ่าน หรือทำสรุป กระดาษเอกสารที่ต้องเก็บรวบรวมเข้าแฟ้มให้รีบทำในทันที ที่สำคัญก็คือพยายามระบายเอกสารออกจากโต๊ะทำงานให้เร็วที่สุด

ประการที่ 7 อย่าผลัดวันประกันพรุ่ง
การผลัดวันประกันพรุ่งเป็นเรื่องใหญ่ที่สุดเรื่องหนึ่งของผู้ที่ปล่อยเวลาให้สูญเปล่า บางครั้งเราก็หลีกเลี่ยงงานเพราะความเบื่อ แต่ถ้าเริ่มต้นทำเสีย ก็จะลดความรู้สึกนั้นได้ ดีกว่าจะมัวนั่งคิดว่ายากและเยอะเลยไม่ทำ

ประการที่ 8 ตัดความกังวล
ความกังวลเป็นเรื่องสำคัญสำหรับคนที่มีความกดดันและชอบปล่อยเวลาว่าง วิธีที่ดีที่สุดที่จะแก้ปัญหาความกังวลก็คือ พยายามทำหรือปฏิบัติในสิ่งนั้นไม่ว่าจะกังวลมากแค่ไหน และพยายามลดความรู้สึกโดย
1. คิดว่า “การมีชีวิตอยู่ในวันหนึ่งๆ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งที่มันเกิดขึ้นเมื่อวานนี้ได้ แต่คุณสามารถทำพรุ่งนี้ให้ดีได้ โดยการทำวันนี้ให้ดีก่อน”
2. อย่าใส่ใจกับเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ซึ่งความจริงแล้วไม่มีอะไรสำคัญ
3. เผชิญกับสิ่งที่คุณหลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยทำให้ดีที่สุดในสถานการณ์ที่เลวร้ายนั้น “ถ้าชีวิตให้มะนาวแก่คุณ คุณก็ต้องคั้นน้ำมะนาวออกมาให้ได้”
4. อย่าใส่ใจกับคนรอบข้างมากเกินไป ถ้าคุณกังวลเกี่ยวกับคนรอบตัวมากๆ ก็ให้กลับไปนึกว่าเค้ามีอิทธิพลอะไรกับคุณบ้าง และมันมากขนาดที่จะทำให้คุณเป็นกังวลได้เชียวหรือ


ประการที่ 9 คิด ร่าง และเรียบเรียง
คุณต้องฝึกนิสัยการทำงานให้รู้จัก คิด ร่าง และเรียบเรียงก่อน แล้วค่อยลงมือทำ ซึ่งทำให้คุณสามารถปฏิบัติงานได้โดยใช้เวลาน้อยลง ดังนี้
คิด โดยใช้หลัก 4 W 1 H
Who คุณทำให้ใคร ?
What คุณต้องการอะไรจากที่ทำ ?
Why ทำไมคุณถึงทำ ?
When เป้าหมายของคุณคือเมื่อไหร่ ?
How คุณจะทำอย่างไร ?
ร่าง จัดลำดับความคิดที่ต้องแสดงออกลงในเศษกระดาษก่อน เฉพาะประเด็นสำคัญ
เรียบเรียง เตรียมประเด็นต่างๆ นั้นเรียบเรียงคำพูดหรือคำสั่งใหม่ให้เหมาะสม ขจัดประเด็นที่
ไม่เกี่ยวข้องออกไป

เทคนิคการเพิ่มผลผลิตไม่ได้จบเพียงเท่านี้ แต่อย่างไรก็ตามเทคนิค 9 ประการนี้ จะสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อ คุณได้ลงมือปฏิบัติตาม เพื่อวันพรุ่งนี้ที่ดีกว่า