ใช้ทรัพยากรรอบตัวอย่างไรให้คุ้มค่า

หากถามว่าทำไมถึงต้องใช้ทรัพยากรให้คุ้มค่า ก็ต้องถามกลับว่ามีใครบ้างที่ต้องการให้องค์กรอยู่รอดได้โดยการลดเงินเดือน ควบคุมค่าสวัสดิการ งดการจ่ายโบนัส หรือลดจำนวนวันในการทำงานลงเพื่อลดค่าโสหุ้ยต่างๆ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ เพื่อรักษาสภาพของธุรกิจให้ดำเนินต่อไปได้ และจะทนอยู่ในสภาพแบบนั้นไปได้อีกนานเท่าใด คงเป็นคำถามที่ทุกคนไม่สามารถให้คำตอบได้และไม่อยากให้เกิดขึ้น เพราะฉะนั้นถึงเวลาที่จะต้องช่วยกันลดต้นทุนด้วยการลดความสูญเสียทุกรูปแบบที่เกิดขึ้น เพื่อความอยู่รอดโดยรวม

ก่อนอื่นก็ต้องมาดูว่าอะไรบ้างที่อยู่ใกล้ๆ ตัวเรา ที่เห็นแน่ๆ คงหนีไม่พ้นระบบไฟฟ้าแสงสว่าง ซึ่งเมื่อใช้ไปเป็นระยะเวลานานๆ จะพบว่าระดับความสว่างจะลดลง เนื่องจากการเสื่อมสภาพของอุปกรณ์ต่างๆ เช่น หลอดไฟเสื่อมสภาพ โคมไฟสกปรก หรือแม้แต่ผนังและฝ้าเพดานล้วนแต่มีผลต่อการลดค่าการสะท้อนแสง ดังนั้นการบำรุงรักษาอย่างสม่ำเสมอ จึงมีความจำเป็นในการที่จะให้ได้มาซึ่งระบบไฟฟ้าแสงสว่างที่ดี รวมถึงการไม่ใช้แสงสว่างในเวลาที่ไม่จำเป็น อาจต้องแยกสวิตช์ เพื่อให้สามารถเลือกเปิด-ปิดไฟได้อย่างอิสระ ลดพลังงานที่สูญเสียไปเฉยๆ ในส่วนที่ไม่ได้ใช้งาน

อย่างเรื่องกระดาษก็สำคัญ การเลือก Package ที่มันวาวจะมีข้อดีมากกว่า เพราะมีการเคลือบสาร PE (Polyethelyne) เพื่อควบคุมความชื้นจากภายนอก เนื่องจากกระดาษถ้าเก็บไว้นานๆ หากสัมผัสกับความชื้นและความแห้งมากเกินไปแล้ว สีจะเพี้ยนหรือเกิดความเสียหายได้ เพราะความชื้นที่สูงเกินไปจะทำให้กระดาษเสีย หรือความชื้นที่น้อยเกินไป อาจเกิดไฟฟ้าสถิตในกระดาษ เมื่อนำไปใช้ในงานพิมพ์หรือถ่ายเอกสารจะทำให้เครื่องเสียได้เช่นกัน เพราะฉะนั้นแม้แต่วิธีการเลือกซื้อและเก็บรักษากระดาษก็เป็นเรื่องสำคัญ

จากนั้นมามองว่าอุปกรณ์หรือเครื่องมือในการทำงานที่ใกล้ตัวที่สุดในตอนนี้คืออะไร ถ้ายึดเอาความเห็นส่วนมากเป็นที่ตั้งแล้ว คงหนีไม่พ้นคอมพิวเตอร์ ปัจจุบันไม่ว่าจะทำงานในตำแหน่งหรือแผนกไหน คอมพิวเตอร์ถือเป็นอาวุธหลักที่สำคัญในชีวิตการทำงาน อาจยกไว้สำหรับผู้บริหารรุ่นเก่าบางท่าน ที่ถึงแม้จะใช้งานไม่เป็นหรือไม่คล่องนัก แต่ท่านก็สามารถให้คนมาทำงานด้านนี้แทนได้ แล้วท่านคิดว่าได้ใช้อุปกรณ์เหล่านี้คุ้มค่าหรือยัง

ความสามารถของคอมพิวเตอร์มีมากมายจนเหลือคณานับ ถ้าจะให้กล่าวถึงทั้งหมด อาจต้องเขียนกันอีกหลายสิบฉบับ เอาเป็นว่าเราจะมาดูถึงเรื่องการเพิ่มผลผลิตจากการใช้คอมพิวเตอร์ดีกว่า หลายๆ คนมองข้ามเรื่องทำอย่างไรให้ใช้คอมพิวเตอร์ได้เร็วขึ้น ไม่ใช่เพียงแต่เพิ่มศักยภาพของเครื่องเท่านั้น หากแต่ผู้ใช้งานต้องรู้จักใช้เทคนิคต่างๆ ที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดด้วย เมื่อใช้งานได้เร็วขึ้นผลผลิตที่ได้ก็จะมากขึ้นเช่นกัน

ส่วนใหญ่เท่าที่เห็นแล้ว คนทำงานมักจะเสียเวลาไปกับการใช้เม้าส์ (mouse) เพื่อคลิกคำสั่งต่างๆ เคยลองจับเวลาดูหรือเปล่าว่า ได้สูญเสียไปกับการละมือจากคีย์บอร์ดไปหาเม้าส์เป็นเวลาเท่าไหร่และวันละกี่ครั้ง หากลดเวลาตรงนั้นไป ผลผลิตที่จะได้จากการทำงานจะเพิ่มขึ้นอีกเท่าไหร่ อันนี้ฝากเป็นการบ้านให้ลองไปทดสอบดู

โดยปกติ คำสั่งที่มีการใช้งานบ่อยๆ ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ จะมีเมนูลัดให้สามารถกดจากคีย์บอร์ดได้ โดยอาจเป็น Ctrl, Shift, Alt ตามด้วยตัวอักษร ซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการทำงาน คำสั่งเหล่านี้จะใช้ได้ดีมากกับการทำงานไปในระยะหนึ่ง เพราะระหว่างที่ทำงานติดพัน ความคิดในสมองกำลังแล่นและขับเคลื่อนไปอย่างรวดเร็ว จะไม่ต้องมาเสียอารมณ์กับการหยุดความคิดเพื่อที่จะเลื่อนมือไปยังเม้าส์คลิกคำสั่ง save ด้วยกลัวข้อมูลที่ทำไว้จะหายไป แต่ก็ใช่ว่าเม้าส์จะไม่มีประโยชน์เสียเลยทีเดียว การใช้งานในบางเรื่องยังมีความจำเป็นต้องใช้เม้าส์เป็นหลักอยู่ เพียงแต่การใช้คีย์บอร์ดจะช่วยลดเวลาในการทำงานลงได้บ้าง หลายคนมองข้ามเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ แต่หากฝึกฝนจนเกิดความชำนาญแล้ว จะเห็นได้ถึงความแตกต่างอย่างมากเลยทีเดียว นอกจากจะช่วยเพิ่มผลผลิตในสิ่งที่ใกล้มือที่สุดแล้ว ยังแสดงถึงความเป็น Professional ได้อีกด้วย

ทรัพยากรทุกอย่างสามารถใช้ให้คุ้มค่าสุดๆ ได้ เพียงแค่มองให้ออกว่าสิ่งที่มีอยู่นั้นน่าจะเอื้อประโยชน์อะไรแก่เราบ้าง แล้วเราจะทำอย่างไรเพื่อให้ใช้ประโยชน์เหล่านั้นได้อย่างครบถ้วน ฉบับนี้จึงขอทิ้งท้ายให้ลองไปฝึกใช้คีย์บอร์ดแทนเม้าส์ดูบ้าง ได้ผลอย่างไรส่งข่าวมาให้ทราบด้วยแล้วกันนะคะ